中国科学院监督与审计局

经验交流

浅谈研究所与下属企业关联业务管理

发表日期: 2018-02-07文章来源:刘宁(中国科学院物理研究所) 放大 缩小

  目前许多研究所都存在下属企业,其中一部分是为科研成果转化而新成立的,还有一部分是则是由于历史原因由研究所原后勤部门改制而来。以某研究所为例,目前下属企业包括宾馆、物业公司和技术公司等,其大部分业务是为服务该所科研业务。研究所与这些下属企业之间有较多的关联业务往来。

  研究所此类关联业务存在种类多、数量大、频率高等特点。对与下属企业关联业务的管理,该所领导层高度重视,一方面要求管理制度化、流程化以规避课题组层面的不正当利益输送,避免小金库、改变资金性质、规避资金监管等问题的发生;另一方面也要求降低管理成本,在有效监管关联业务的前提下,尽可能减少对正常科研工作的影响。在此管理理念的指导下,研究所采取了以下具体措施:

  1. 执行业务类型及单价备案制度

  该所涉及的下属企业关联业务类型包括宾馆的住宿费、餐费、会议费等,物业公司的实验室维修费、保洁费等,技术公司的玻璃加工费、材料费等。对所有关联业务,研究所要求下属企业列明业务类型、单价,提前在研究所审议备案,同时要求课题组和下属企业在关联业务的开展过程中严格按照备案内容及价格执行。

  2. 规范业务结算管理

  对于关联业务的开展,研究所要求下属企业均应于业务发生后及时进行结算,如无特殊原因不得提前支付款项,避免资金预存等情况的发生;对于满足批量结算条件的经常性关联业务,研究所要求下属企业定期予以批量结算,如无特殊情况,不得单独支付。批量结算的方式既有利于提高业务办理效率,又方便后续的检查和监督。

  3. 建立经费支出监控体系

  考虑到研究所经费管理的特点,关联业务会产生大量课题账号扣费明细。为保证课题账号非赤字运行,同时满足相关经费管理规定,该所依据业务类型及经费管理要求,编制了相关扣费程序。下属企业在发生关联业务时,只需将课题号填入程序,即能立刻显示核算账号是否可用,以此简化账号确认工作,在保证业务质量的同时,进一步加强了经费管理。

  4. 强化关联业务原始单据保管

  关联业务的原始单据是业务产生的基础,也是后续检查监督的重要依据,重要性不言而喻。该所在关联业务开展过程中,严格要求相关部门对关联业务的扣费依据进行妥善保存,以备后续检查监督。

  5. 定期监督检查

  每年,该所内审机构在开展监审局部署的监督检查工作的同时,定期监督检查与下属企业的关联业务,发现问题及时上报。

  通过以上措施的实施,该所提高了关联业务管理效率,弥补了内控管理上的漏洞,有效杜绝了不正当利益输送的产生。

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